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Como configurar envio automático de e-mail

Como configurar envio automático de e-mail

Neste tutorial, mostraremos como configurar o envio automático de e-mail pelo sistema Link. Com a configuração a seguir, será possível enviar:

  • E-mail com os arquivos XMLs das notas emitidas, diretamente para a contabilidade.
  • Enviar automaticamente um e-mail com a Nota Fiscal após sua emissão.
  • Enviar o Boleto após sua emissão.

A conta de e-mail que será usada precisará ter 2 procedimentos de segurança previamente configurados. São eles: Verificação em duas etapas e Senha do app no Gmail ou Palavra-passe da aplicação para contas Outlook. Caso utilize um serviço de e-mail diferente, pesquise pelas configurações correspondentes.

Como estes procedimentos serão realizados dentro da conta do e-mail, é importante que o responsável do estabelecimento as realize. Abaixo, deixamos os links da Ajuda da conta Google e da Ajuda da conta Microsoft que orientam como realizar os procedimentos.

Após a conta ter os procedimentos de segurança realizados, vá para o sistema Link.

Para as configurações a seguir, usaremos como exemplo um e-mail do Gmail.

No sistema Link

  1. Vá até a aba Administrativo.
  2. Clique em Dados da empresa, código de acesso rápido "1003".
  3. Clique na aba Internet.

Observação: Como estamos falando do envio de e-mails pelo sistema Link, neste momento preencheremos apenas os campos referentes à configuração "SMTP".

     4. Preencha o campo Servidor smtp. Em nosso exemplo estamos usando um e-mail do Gmail onde o servidor smtp é smtp.gmail.com

    5. Preencha o campo Porta. Em nosso exemplo, a porta utilizada pelo Gmail é a porta 587.

   Observação: Em caso de dúvidas sobre estas informações, pesquise por "Configuração do servidor smtp" da conta do e-mail que será utilizado.

    6. Preencha o campo Usuário smtp com o e-mail que será utilizado para os envios.

   7. Preencha o campo Senha smtp com a "Senha do app" gerada pela conta, conforme os tutoriais mencionados anteriormente. Vale ressaltar que não é a senha do e-mail.

Importante: Para e-mails Outlook, preencha com a "Palavra-passe da aplicação".

Enviar e-mail com o XML para o contabilista

Com o e-mail de envio configurado, será possível enviar, pelo sistema Link, o arquivo XML para o e-mail da Contabilidade. Para isso, é necessário preencher os dados do Contabilista.

  1. Vá até a aba Administrativo.

  2. Clique em Dados da empresa, código de acesso rápido "1003".

  3. Vá até a aba Contabilista.

       4. Preencha o campo E-mail com o endereço de e-mail da Contabilidade.

       5. Preencha as demais informações e clique em Salvar.

       6. Agora, vá na aba Comercial do sistema Link.

       7. Clique no botão Exportar XML, código de acesso rápido "3013".

       8. Defina o Período entre as datas desejadas.

      9. Escolha dentre os Tipos de documentos fiscais.

      10. Clique no botão E-mail para contabilista.

Observação: O e-mail será enviado para o endereço configurado nos dados do contabilista e conterá os documentos fiscais eletrônicos (XML) do período selecionado.

      11. Clique em Sim.

      12. Após a confirmação de envio, clique em Ok.

Enviar automaticamente um e-mail com a Nota Fiscal após sua emissão

  1. Vá até a aba Administrativo.

  2. Clique no botão NF-e/NFC-e/MDF-e, ou use o código de acesso rápido "1012".

Observação: Dependendo da resolução da tela, o botão "NF-e/NFC-e/MDF-e" pode estar recolhido. Caso não apareça, clique na seta abaixo do botão "Fiscal".

      3. Na aba "Geral", clique no botão Configurar e-mail...

     4. Na janela "E-mail Padrão" é possível definir o padrão da mensagem que será enviada por e-mail.

    Observação: O sistema já traz um modelo de e-mail padrão, que pode ser editado tanto para NF-e quanto para NFC-e. Aqui é possível alterar:

  • Assunto para a mensagem;

  • Corpo da mensagem do e-mail, onde o conteúdo entre { } será automaticamente substituído pela informação entre estas chaves;

  • e inserir outros campos de informações.

     5. Marque a opção Enviar e-mail automaticamente ao transmitir a nota fiscal.

     6. Clique no botão [...] para definir um Local para salvar arquivos. O e-mail usará o arquivo gerado neste local.

     7. Clique em Salvar.

     8. Clique em Sair.

Observação: No e-mail recebido estarão anexados a DANFE em .pdf e o arquivo XML da Nota.

Informação extra sobre Notas já emitidas

Se desejar enviar por e-mail, uma Nota emitida antes desta configuração, faça os seguintes passos:

  1. Vá na aba Comercial do sistema Link.

  2. Clique no botão NF-e, código de acesso rápido "3002".

  3. Clique em Buscar.

  4. Use os filtros da tela para encontrar a Nota desejada.

  5. A Nota escolhida precisa estar com a coluna "Situação" = Autorizada.

     6. Selecione a Nota e clique em Ok.

     7. De volta à tela com a NF-e, clique em Enviar e-mail > NF-e Autorizada.

getfile.php?file=&id=8635d370cc11148464fdcadbaf313767

     8. Na janela que abriu, clique no botão Automaticamente. Aguarde alguns instantes.

     9. Na mensagem de confirmação aparecerá que o "E-mail da NF-e {número} foi enviado com sucesso para {e-mail do cliente}". Clique em Ok.

Enviar e-mail automaticamente ao emitir o boleto

  1. Vá na aba Administrativo.

  2. Clique sobre o botão Boleto.

     3. Na janela "Configurações do Boleto" marque a opção Enviar e-mail automaticamente ao emitir o boleto.

     4. Preencha as demais informações necessárias.

     5. Clique em Salvar.

Observação: Com essa configuração, sempre que for realizada uma venda com a forma de pagamento "Boleto" no Caixa, um e-mail será enviado para o cliente.

Nos primeiros envios após estas configurações, confirme com o destinatário, se cada e-mail foi recebido.

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